Контроль продления подписок и договоров

Ещё в этой группе

Регистрация продаж и заказов с телефона

Когда происходит продажа или появляется новый заказ, я хочу сразу записать клиента, сумму, статус и дату с телефона, чтобы таблица продаж оставалась актуальной и данные не вносились задним числом.

Фиксация звонков и следующих действий по клиенту

Когда заканчивается звонок или встреча с клиентом, я хочу записать результат, статус, комментарий и дату следующего контакта с телефона, чтобы договорённости не терялись и follow-up выполнялся вовремя.

Сбор заказов торговым представителем

Когда торговый представитель принимает заказ у клиента вне офиса, я хочу ввести товары, количество, цену и комментарий с телефона, чтобы заказ сразу появился в общей таблице и не передавался через сообщения.

Ситуация

Когда клиент оформляет подписку или договор на ограниченный срок, я хочу сразу записать дату начала, окончания, сумму и статус, чтобы заранее видеть предстоящие продления и не терять повторные продажи.

Spreadsheet Data Entry и альтернативные способы решения задачи

Альтернатива	Ограничения	Почему SDE удобнее
Календарь окончаний договоров	Сроки и суммы хранятся отдельно от истории клиента; легко пропустить изменение или продление	SDE позволяет сразу сохранять клиента, тариф, сумму, даты начала и окончания без повторного переноса данных; используются поля даты, числа и списки статусов.
Прямой ввод в Excel или Google Таблицы с телефона	На небольшом экране неудобно искать нужную строку и колонку; легко изменить формулу, прошлую запись или структуру таблицы	SDE отделяет ввод от редактирования таблицы: пользователь видит только нужные поля, а значения автоматически попадают в заданные колонки для кейса «Контроль продления подписок и договоров».
Таблица договоров с ручным обновлением	Если менеджер не вносит данные сразу после продажи, даты окончания и статусы быстро устаревают	SDE собирает все необходимые значения в одной последовательной форме и сразу создаёт структурированную строку для кейса «Контроль продления подписок и договоров».
CRM или система управления подписками	Автоматизирует напоминания и платежи, но может быть слишком сложной для простого контроля сроков	SDE можно запустить без полноценного внедрения: создать форму, привязать Google Таблицу и использовать только поля, необходимые для кейса «Контроль продления подписок и договоров».

Как настроить SDE для работы с Google Таблицами

1

Установите приложение и войдите через Google

Скачайте SDE, войдите в приложение через Google и дайте доступ к Google-аккаунту, чтобы приложение могло работать с вашими Google Таблицами.

Установите SDE на смартфон.
Откройте приложение.
Войдите или зарегистрируйтесь через Google.
Перейдите в настройки.
Подключите Google-аккаунт для работы с Google Таблицами.
Подтвердите доступ.

Приложение готово к работе с Google Таблицами.

2

Создайте таблицу и привяжите к ней форму

Подготовьте Google Таблицу и создайте в SDE новую форму, которая будет отправлять данные в нужный лист.

Создайте Google Таблицу.
Добавьте лист для сбора данных.
В SDE нажмите «Создать форму».
Укажите название формы.
В поле хранилища выберите Google Таблицы.
Выберите нужную таблицу и лист через помощник или вставьте ссылку вручную.

Форма связана с Google Таблицей и готова к настройке полей.

3

Добавьте поля формы и свяжите их с таблицей

Настройте поля, которые пользователь будет заполнять с телефона, и укажите, в какие колонки Google Таблицы сохранять каждое значение.

Перейдите к редактированию полей формы.
Добавьте нужные поля, например: дата, штрихкод, наименование, количество, локация.
Для каждого поля выберите подходящий тип данных.
Укажите, в какую колонку таблицы сохранять каждое поле: A, B, C и далее.
При необходимости отметьте обязательные поля.
Сохраните форму.

Форма полностью настроена и готова к вводу данных.

4

Запустите форму и отправьте данные в таблицу

Откройте готовую форму, заполните её на телефоне и отправьте первую запись — данные сразу появятся в Google Таблице.

Откройте сохранённую форму.
Заполните поля или отсканируйте код.
Нажмите «Отправить».
Дождитесь успешной отправки.
Откройте Google Таблицу и проверьте новую строку с данными.

Данные успешно отправлены и появились в таблице.

Шаблон

Готовый шаблон Google Таблицы: Продление договоров

Скопируйте готовую таблицу на свой Google Диск, подключите её к форме SDE и начните собирать данные с телефона. Шаблон уже содержит нужные колонки, формулы (если нужны), фильтры и пример заполнения.

Открыть шаблон

Результат

ПРОДЛЕНИЯ ВИДНЫ ЗАРАНЕЕ

Сохраняйте срок договора или подписки в момент продажи.

ближайшие окончания выделяются в таблице
менеджер видит клиентов для повторного контакта
история оплат и сроков хранится вместе

FAQ

Какие поля нужны для подписки или договора?

Клиент, продукт, дата начала, дата окончания, сумма, статус и менеджер.

Как выделять ближайшие окончания?

Настройте условное форматирование по дате окончания в Google Таблице.

Как фиксировать продление?

Отправьте новую запись с новым сроком и типом операции «Продление».

Можно ли учитывать разные тарифы?

Да. Добавьте поле «Тариф» типа «Список».

Как найти просроченные договоры?

Отфильтруйте строки по дате окончания и статусу.