Подтверждение выполнения работ по чек-листу

Ещё в этой группе

Полевые отчёты сотрудников в Google Таблицы

Когда сотрудники собирают данные вне офиса, я хочу, чтобы они заполняли одинаковую форму и отправляли записи в общую таблицу, чтобы не объединять вручную сообщения, заметки и отчёты.

История сервисных работ на объектах

Когда сотрудник выполняет ремонт или обслуживание на объекте, я хочу записать объект, вид работы, результат, время и координаты, чтобы иметь полную историю обслуживания без бумажных актов и переписок.

Учёт расхода материалов на выездных работах

Когда мастер использует материалы или запчасти на объекте, я хочу сканировать позицию и вводить количество с телефона, чтобы фактический расход был связан с заказом, объектом и сотрудником.

Ситуация

Когда работа на объекте завершена, я хочу отметить выполненные пункты, результат, комментарий, время и местоположение с телефона, чтобы подтвердить объём работ и не собирать отчёт из переписки.

Spreadsheet Data Entry и альтернативные способы решения задачи

Альтернатива	Ограничения	Почему SDE удобнее
Бумажный акт выполненных работ	Отметки по этапам и результат поступают с задержкой; обязательные пункты могут быть пропущены	SDE позволяет отмечать обязательные пункты, статус, комментарий, время и координаты в одной форме без повторного переноса данных; используются обязательные переключатели, списки статусов и геолокация.
Прямой ввод в Excel или Google Таблицы с телефона	На небольшом экране неудобно искать нужную строку и колонку; легко изменить формулу, прошлую запись или структуру таблицы	SDE отделяет ввод от редактирования таблицы: пользователь видит только нужные поля, а значения автоматически попадают в заданные колонки для кейса «Подтверждение выполнения работ по чек-листу».
Сообщение о завершении работы в чате	Не подтверждает прохождение всех этапов и не связывает результат со временем, объектом и сотрудником	SDE собирает все необходимые значения в одной последовательной форме и сразу создаёт структурированную строку для кейса «Подтверждение выполнения работ по чек-листу».
Field Service Management с чек-листами	Автоматизирует задания и согласования, но требует внедрения и может быть сложной для небольшого процесса	SDE можно запустить без полноценного внедрения: создать форму, привязать Google Таблицу и использовать только поля, необходимые для кейса «Подтверждение выполнения работ по чек-листу».

Как настроить SDE для работы с Google Таблицами

1

Установите приложение и войдите через Google

Скачайте SDE, войдите в приложение через Google и дайте доступ к Google-аккаунту, чтобы приложение могло работать с вашими Google Таблицами.

Установите SDE на смартфон.
Откройте приложение.
Войдите или зарегистрируйтесь через Google.
Перейдите в настройки.
Подключите Google-аккаунт для работы с Google Таблицами.
Подтвердите доступ.

Приложение готово к работе с Google Таблицами.

2

Создайте таблицу и привяжите к ней форму

Подготовьте Google Таблицу и создайте в SDE новую форму, которая будет отправлять данные в нужный лист.

Создайте Google Таблицу.
Добавьте лист для сбора данных.
В SDE нажмите «Создать форму».
Укажите название формы.
В поле хранилища выберите Google Таблицы.
Выберите нужную таблицу и лист через помощник или вставьте ссылку вручную.

Форма связана с Google Таблицей и готова к настройке полей.

3

Добавьте поля формы и свяжите их с таблицей

Настройте поля, которые пользователь будет заполнять с телефона, и укажите, в какие колонки Google Таблицы сохранять каждое значение.

Перейдите к редактированию полей формы.
Добавьте нужные поля, например: дата, штрихкод, наименование, количество, локация.
Для каждого поля выберите подходящий тип данных.
Укажите, в какую колонку таблицы сохранять каждое поле: A, B, C и далее.
При необходимости отметьте обязательные поля.
Сохраните форму.

Форма полностью настроена и готова к вводу данных.

4

Запустите форму и отправьте данные в таблицу

Откройте готовую форму, заполните её на телефоне и отправьте первую запись — данные сразу появятся в Google Таблице.

Откройте сохранённую форму.
Заполните поля или отсканируйте код.
Нажмите «Отправить».
Дождитесь успешной отправки.
Откройте Google Таблицу и проверьте новую строку с данными.

Данные успешно отправлены и появились в таблице.

Шаблон

Готовый шаблон Google Таблицы: Выполнение работ

Скопируйте готовую таблицу на свой Google Диск, подключите её к форме SDE и начните собирать данные с телефона. Шаблон уже содержит нужные колонки, формулы (если нужны), фильтры и пример заполнения.

Открыть шаблон

Результат

ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ ПОДТВЕРЖДЕНО ДАННЫМИ

Сохраняйте результат, время и координаты в одной записи.

обязательные пункты не пропускаются
отчёт связан с объектом и сотрудником
заказчику проще проверить результат

FAQ

Какие поля добавить в отчёт о выполнении?

Объект, работа, статус, выполненные пункты, сотрудник, время, геолокация и комментарий.

Как сделать чек-лист обязательным?

Создайте обязательные поля «Да / Нет» или списки для ключевых этапов работы.

Как связать отчёт с заказом?

Добавьте номер заказа или сканер QR-кода задания.

Можно ли фиксировать несколько этапов?

Да. Добавьте поле «Этап» и отправляйте отдельную запись после каждого этапа.

Что произойдёт без интернета?

Отчёт сохранится в очереди и отправится после восстановления связи.