Полевые отчёты сотрудников в Google Таблицы

Ещё в этой группе

История сервисных работ на объектах

Когда сотрудник выполняет ремонт или обслуживание на объекте, я хочу записать объект, вид работы, результат, время и координаты, чтобы иметь полную историю обслуживания без бумажных актов и переписок.

Учёт расхода материалов на выездных работах

Когда мастер использует материалы или запчасти на объекте, я хочу сканировать позицию и вводить количество с телефона, чтобы фактический расход был связан с заказом, объектом и сотрудником.

Подтверждение выполнения работ по чек-листу

Когда работа на объекте завершена, я хочу отметить выполненные пункты, результат, комментарий, время и местоположение с телефона, чтобы подтвердить объём работ и не собирать отчёт из переписки.

Ситуация

Когда сотрудники собирают данные вне офиса, я хочу, чтобы они заполняли одинаковую форму и отправляли записи в общую таблицу, чтобы не объединять вручную сообщения, заметки и отчёты.

Spreadsheet Data Entry и альтернативные способы решения задачи

Альтернатива	Ограничения	Почему SDE удобнее
Бумажный полевой отчёт	Отчёты поступают с задержкой, данные нужно расшифровывать и объединять вручную	SDE позволяет давать всем сотрудникам одинаковую форму для результата, времени, комментария и координат без повторного переноса данных; используются общая структура полей, геолокация и работа без интернета.
Прямой ввод в Excel или Google Таблицы с телефона	На небольшом экране неудобно искать нужную строку и колонку; легко изменить формулу, прошлую запись или структуру таблицы	SDE отделяет ввод от редактирования таблицы: пользователь видит только нужные поля, а значения автоматически попадают в заданные колонки для кейса «Полевые отчёты сотрудников в Google Таблицы».
Отчёты в мессенджере или по электронной почте	Формат отличается у сотрудников, комментарии и координаты не попадают в единую таблицу	SDE собирает все необходимые значения в одной последовательной форме и сразу создаёт структурированную строку для кейса «Полевые отчёты сотрудников в Google Таблицы».
Field Service Management или специализированная полевая система	Даёт задания и маршруты, но требует внедрения и может быть избыточной для простого сбора данных	SDE можно запустить без полноценного внедрения: создать форму, привязать Google Таблицу и использовать только поля, необходимые для кейса «Полевые отчёты сотрудников в Google Таблицы».

Как настроить SDE для работы с Google Таблицами

1

Установите приложение и войдите через Google

Скачайте SDE, войдите в приложение через Google и дайте доступ к Google-аккаунту, чтобы приложение могло работать с вашими Google Таблицами.

Установите SDE на смартфон.
Откройте приложение.
Войдите или зарегистрируйтесь через Google.
Перейдите в настройки.
Подключите Google-аккаунт для работы с Google Таблицами.
Подтвердите доступ.

Приложение готово к работе с Google Таблицами.

2

Создайте таблицу и привяжите к ней форму

Подготовьте Google Таблицу и создайте в SDE новую форму, которая будет отправлять данные в нужный лист.

Создайте Google Таблицу.
Добавьте лист для сбора данных.
В SDE нажмите «Создать форму».
Укажите название формы.
В поле хранилища выберите Google Таблицы.
Выберите нужную таблицу и лист через помощник или вставьте ссылку вручную.

Форма связана с Google Таблицей и готова к настройке полей.

3

Добавьте поля формы и свяжите их с таблицей

Настройте поля, которые пользователь будет заполнять с телефона, и укажите, в какие колонки Google Таблицы сохранять каждое значение.

Перейдите к редактированию полей формы.
Добавьте нужные поля, например: дата, штрихкод, наименование, количество, локация.
Для каждого поля выберите подходящий тип данных.
Укажите, в какую колонку таблицы сохранять каждое поле: A, B, C и далее.
При необходимости отметьте обязательные поля.
Сохраните форму.

Форма полностью настроена и готова к вводу данных.

4

Запустите форму и отправьте данные в таблицу

Откройте готовую форму, заполните её на телефоне и отправьте первую запись — данные сразу появятся в Google Таблице.

Откройте сохранённую форму.
Заполните поля или отсканируйте код.
Нажмите «Отправить».
Дождитесь успешной отправки.
Откройте Google Таблицу и проверьте новую строку с данными.

Данные успешно отправлены и появились в таблице.

Шаблон

Готовый шаблон Google Таблицы: Полевые отчёты

Скопируйте готовую таблицу на свой Google Диск, подключите её к форме SDE и начните собирать данные с телефона. Шаблон уже содержит нужные колонки, формулы (если нужны), фильтры и пример заполнения.

Открыть шаблон

Результат

ПОЛЕВЫЕ ДАННЫЕ СРАЗУ В ОДНОЙ ТАБЛИЦЕ

Дайте сотрудникам одинаковую форму для сбора данных на объектах.

все записи приходят в едином формате
статус, комментарии и координаты связаны с одной записью
не нужно собирать отчёты из чатов и писем

FAQ

Какие поля нужны для полевого отчёта?

Сотрудник, объект, тип работы, результат, дата и время, комментарий и геолокация.

Как передать одинаковую форму сотрудникам?

Экспортируйте файл формы и передайте его коллегам для импорта в SDE.

Как отправлять данные в одну таблицу?

Укажите одну Google Таблицу и лист в настройках формы и предоставьте сотрудникам доступ к ним.

Можно ли запретить отправку неполного отчёта?

Да. Отметьте ключевые поля обязательными — кнопка отправки будет недоступна, пока они не заполнены.

Что произойдёт на объекте без интернета?

Запись сохранится на устройстве и автоматически отправится после восстановления связи.