Журнал списаний и пищевых отходов

Ещё в этой группе

Учёт остатков продуктов в ресторане

Когда продукты принимают, используют или пересчитывают, я хочу фиксировать позицию, количество, дату и место хранения с телефона, чтобы контролировать остатки и расход продуктов в таблице.

Приёмка продуктов с ценой и сроком годности

Когда поставщик привозит продукты, я хочу записать позицию, количество, цену, поставщика и срок годности с телефона, чтобы контролировать закупочные цены, партии и качество при приёмке.

Сбор данных для расчёта себестоимости блюд

Когда меняется цена ингредиента или состав блюда, я хочу быстро записать актуальную цену, количество и выход продукта с телефона, чтобы таблица пересчитала себестоимость рецептов и маржинальность меню.

Ситуация

Когда продукт портится, проливается или списывается после приготовления, я хочу выбрать продукт, количество и причину с телефона, чтобы видеть реальные потери и учитывать их при расчёте закупок и себестоимости.

Spreadsheet Data Entry и альтернативные способы решения задачи

Альтернатива	Ограничения	Почему SDE удобнее
Бумажный журнал списаний и отходов	Записи часто заполняются неполно, причины указываются по-разному, стоимость потерь приходится считать отдельно	SDE позволяет выбирать продукт и причину, вводить количество сразу в момент списания без повторного переноса данных; используются списки причин, числовые поля и единая таблица.
Прямой ввод в Excel или Google Таблицы с телефона	На небольшом экране неудобно искать нужную строку и колонку; легко изменить формулу, прошлую запись или структуру таблицы	SDE отделяет ввод от редактирования таблицы: пользователь видит только нужные поля, а значения автоматически попадают в заданные колонки для кейса «Журнал списаний и пищевых отходов».
Сообщения о списаниях в рабочем чате	Данные неструктурированы и сложно сравнивать причины, продукты и сотрудников	SDE собирает все необходимые значения в одной последовательной форме и сразу создаёт структурированную строку для кейса «Журнал списаний и пищевых отходов».
Модуль списаний в ресторанной учётной системе	Связан с полноценным товарным учётом и рецептурами, поэтому требует более сложного внедрения	SDE можно запустить без полноценного внедрения: создать форму, привязать Google Таблицу и использовать только поля, необходимые для кейса «Журнал списаний и пищевых отходов».

Как настроить SDE для работы с Google Таблицами

1

Установите приложение и войдите через Google

Скачайте SDE, войдите в приложение через Google и дайте доступ к Google-аккаунту, чтобы приложение могло работать с вашими Google Таблицами.

Установите SDE на смартфон.
Откройте приложение.
Войдите или зарегистрируйтесь через Google.
Перейдите в настройки.
Подключите Google-аккаунт для работы с Google Таблицами.
Подтвердите доступ.

Приложение готово к работе с Google Таблицами.

2

Создайте таблицу и привяжите к ней форму

Подготовьте Google Таблицу и создайте в SDE новую форму, которая будет отправлять данные в нужный лист.

Создайте Google Таблицу.
Добавьте лист для сбора данных.
В SDE нажмите «Создать форму».
Укажите название формы.
В поле хранилища выберите Google Таблицы.
Выберите нужную таблицу и лист через помощник или вставьте ссылку вручную.

Форма связана с Google Таблицей и готова к настройке полей.

3

Добавьте поля формы и свяжите их с таблицей

Настройте поля, которые пользователь будет заполнять с телефона, и укажите, в какие колонки Google Таблицы сохранять каждое значение.

Перейдите к редактированию полей формы.
Добавьте нужные поля, например: дата, штрихкод, наименование, количество, локация.
Для каждого поля выберите подходящий тип данных.
Укажите, в какую колонку таблицы сохранять каждое поле: A, B, C и далее.
При необходимости отметьте обязательные поля.
Сохраните форму.

Форма полностью настроена и готова к вводу данных.

4

Запустите форму и отправьте данные в таблицу

Откройте готовую форму, заполните её на телефоне и отправьте первую запись — данные сразу появятся в Google Таблице.

Откройте сохранённую форму.
Заполните поля или отсканируйте код.
Нажмите «Отправить».
Дождитесь успешной отправки.
Откройте Google Таблицу и проверьте новую строку с данными.

Данные успешно отправлены и появились в таблице.

Шаблон

Готовый шаблон Google Таблицы: Списания и отходы

Скопируйте готовую таблицу на свой Google Диск, подключите её к форме SDE и начните собирать данные с телефона. Шаблон уже содержит нужные колонки, формулы (если нужны), фильтры и пример заполнения.

Открыть шаблон

Результат

ПРИЧИНЫ ПОТЕРЬ СТАНОВЯТСЯ ВИДИМЫМИ

Фиксируйте списание сразу в момент обнаружения.

отходы разделяются по причинам
видно, какие продукты теряются чаще
данные можно учитывать в food cost

FAQ

Какие поля нужны для списания?

Продукт, количество, единица измерения, причина, дата, сотрудник и комментарий.

Как задать причины отходов?

Используйте список: «Просрочено», «Испорчено», «Перепроизводство», «Пролито» и другие.

Можно ли сканировать упаковку?

Да. Добавьте поле типа «Сканер QR / штрихкодов».

Как связать отходы с себестоимостью?

Добавьте цену продукта в справочник и рассчитывайте стоимость списания в таблице.

Можно ли добавить пояснение к списанию?

Да. Добавьте необязательное многострочное поле «Комментарий».