Осмотр транспорта и журнал обслуживания

Ещё в этой группе

Сбор данных о рейсах и операциях с телефона

Когда завершается рейс, доставка или смена, я хочу записать событие, время, показатель, комментарий и местоположение с телефона, чтобы данные для отчёта собирались в одном формате.

Подтверждение доставки со статусом и геолокацией

Когда заказ доставлен или попытка доставки завершена, я хочу записать номер, статус, время, координаты и получателя с телефона, чтобы офис и клиент могли подтвердить результат без звонков и сообщений.

Учёт топлива, пробега и расходов по автомобилям

Когда водитель заправляет автомобиль или завершает смену, я хочу записать пробег, объём топлива, сумму и автомобиль с телефона, чтобы контролировать расходы и расход топлива по каждому транспортному средству.

Ситуация

Когда водитель принимает автомобиль или выполняется обслуживание, я хочу зафиксировать пробег, состояние, неисправности и выполненные работы, чтобы сохранять историю по каждому транспортному средству.

Spreadsheet Data Entry и альтернативные способы решения задачи

Альтернатива	Ограничения	Почему SDE удобнее
Бумажный предрейсовый чек-лист и журнал ремонта	Осмотры и обслуживание хранятся раздельно, историю по автомобилю трудно собрать по пробегу и датам	SDE позволяет выбирать автомобиль, фиксировать пробег, состояние, дефект и выполненные работы без повторного переноса данных; используются списки узлов, числовые поля и сканер кода автомобиля.
Прямой ввод в Excel или Google Таблицы с телефона	На небольшом экране неудобно искать нужную строку и колонку; легко изменить формулу, прошлую запись или структуру таблицы	SDE отделяет ввод от редактирования таблицы: пользователь видит только нужные поля, а значения автоматически попадают в заданные колонки для кейса «Осмотр транспорта и журнал обслуживания».
Сообщения о неисправностях в рабочем чате	Дефекты не имеют единого статуса и могут потеряться среди других сообщений	SDE собирает все необходимые значения в одной последовательной форме и сразу создаёт структурированную строку для кейса «Осмотр транспорта и журнал обслуживания».
Fleet maintenance или CMMS	Поддерживает планы обслуживания и заявки, но требует внедрения и постоянного ведения карточек транспорта	SDE можно запустить без полноценного внедрения: создать форму, привязать Google Таблицу и использовать только поля, необходимые для кейса «Осмотр транспорта и журнал обслуживания».

Как настроить SDE для работы с Google Таблицами

1

Установите приложение и войдите через Google

Скачайте SDE, войдите в приложение через Google и дайте доступ к Google-аккаунту, чтобы приложение могло работать с вашими Google Таблицами.

Установите SDE на смартфон.
Откройте приложение.
Войдите или зарегистрируйтесь через Google.
Перейдите в настройки.
Подключите Google-аккаунт для работы с Google Таблицами.
Подтвердите доступ.

Приложение готово к работе с Google Таблицами.

2

Создайте таблицу и привяжите к ней форму

Подготовьте Google Таблицу и создайте в SDE новую форму, которая будет отправлять данные в нужный лист.

Создайте Google Таблицу.
Добавьте лист для сбора данных.
В SDE нажмите «Создать форму».
Укажите название формы.
В поле хранилища выберите Google Таблицы.
Выберите нужную таблицу и лист через помощник или вставьте ссылку вручную.

Форма связана с Google Таблицей и готова к настройке полей.

3

Добавьте поля формы и свяжите их с таблицей

Настройте поля, которые пользователь будет заполнять с телефона, и укажите, в какие колонки Google Таблицы сохранять каждое значение.

Перейдите к редактированию полей формы.
Добавьте нужные поля, например: дата, штрихкод, наименование, количество, локация.
Для каждого поля выберите подходящий тип данных.
Укажите, в какую колонку таблицы сохранять каждое поле: A, B, C и далее.
При необходимости отметьте обязательные поля.
Сохраните форму.

Форма полностью настроена и готова к вводу данных.

4

Запустите форму и отправьте данные в таблицу

Откройте готовую форму, заполните её на телефоне и отправьте первую запись — данные сразу появятся в Google Таблице.

Откройте сохранённую форму.
Заполните поля или отсканируйте код.
Нажмите «Отправить».
Дождитесь успешной отправки.
Откройте Google Таблицу и проверьте новую строку с данными.

Данные успешно отправлены и появились в таблице.

Шаблон

Готовый шаблон Google Таблицы: Осмотр транспорта

Скопируйте готовую таблицу на свой Google Диск, подключите её к форме SDE и начните собирать данные с телефона. Шаблон уже содержит нужные колонки, формулы (если нужны), фильтры и пример заполнения.

Открыть шаблон

Результат

ИСТОРИЯ СОСТОЯНИЯ АВТОМОБИЛЯ НЕ ТЕРЯЕТСЯ

Заполняйте осмотр перед сменой и запись после обслуживания.

неисправности фиксируются до выезда
работы и пробег хранятся по датам
проще планировать следующее обслуживание

FAQ

Какие поля нужны для осмотра транспорта?

Автомобиль, пробег, узел проверки, состояние, дефект, дата и водитель.

Как настроить чек-лист осмотра?

Используйте отдельные поля или записи для шин, света, жидкостей и других пунктов.

Как вести журнал ремонта?

Создайте вторую форму с работой, запчастями, стоимостью, пробегом и датой.

Можно ли выделять критические дефекты?

Да. Добавьте уровень критичности и условное форматирование в таблице.

Как найти историю конкретного автомобиля?

Фильтруйте таблицу по госномеру или внутреннему коду.